Competenze
Segreteria di Direzione:
- Gestione dell'agenda del Direttore: Organizzazione e coordinamento degli appuntamenti, delle riunioni, dei viaggi e degli impegni del Direttore, tenendo conto delle priorità e delle scadenze.
- Filtro delle comunicazioni: Ricezione, smistamento e gestione della corrispondenza (e-mail, posta cartacea, telefonate) indirizzata al Direttore, fornendo risposte di primo livello e inoltrando le comunicazioni agli uffici competenti.
- Preparazione di documenti e presentazioni: Redazione di lettere, memo, report, presentazioni e altri documenti su indicazione del Direttore, curandone la forma e il contenuto.
- Organizzazione di riunioni e eventi: Pianificazione, convocazione, preparazione della documentazione e gestione logistica di riunioni, eventi e visite per il Direttore.
- Verbalizzazione di riunioni: Redazione di verbali e resoconti di riunioni a cui partecipa il Direttore.
- Gestione delle informazioni riservate: Trattamento con riservatezza di documenti e informazioni sensibili.
- Supporto amministrativo generale: Svolgimento di diverse attività di segreteria per facilitare il lavoro del Direttore.
- Gestione delle spese di rappresentanza: Supporto nella gestione e rendicontazione delle spese di rappresentanza del Direttore.
- Coordinamento con altri uffici: Interfaccia con le altre unità operative dell'organizzazione per conto della Direzione.
- Gestione dei flussi informativi: Assicurare che le informazioni rilevanti raggiungano tempestivamente il Direttore e vengano diffuse agli uffici interessati.
Protocollo:
- Registrazione della corrispondenza in entrata: Assegnazione del numero di protocollo, data di ricezione e classificazione dei documenti in entrata.
- Registrazione della corrispondenza in uscita: Assegnazione del numero di protocollo, data di spedizione e classificazione dei documenti in uscita.
- Tenuta del registro di protocollo: Aggiornamento costante del registro di protocollo, garantendo la tracciabilità di tutti i documenti.
- Smistamento della corrispondenza in entrata: Distribuzione dei documenti protocollati agli uffici di competenza.
- Gestione delle spedizioni della corrispondenza in uscita: Preparazione, affrancatura e spedizione della posta.
- Archiviazione dei documenti protocollati: Organizzazione e conservazione dei documenti protocollati secondo le procedure interne e le normative vigenti.
- Ricerca e recupero di documenti protocollati: Fornire supporto per la ricerca e il recupero di documenti archiviati.
- Gestione della firma digitale e della posta elettronica certificata (PEC): Utilizzo e gestione degli strumenti di firma digitale e PEC per la trasmissione e la ricezione di documenti con valore legale.
- Applicazione delle normative sul protocollo: Assicurare il rispetto delle procedure e delle normative in materia di protocollazione dei documenti.
- Gestione dei flussi documentali: Definizione e implementazione di procedure per la gestione efficiente dei flussi documentali all'interno dell'organizzazione.